World Café là một định dạng đơn giản, hiệu quả và linh hoạt để bàn bạc các nội dung theo nhóm lớn. Đó là một quá trình sáng tạo để đối thoại một cách hợp tác hàng đầu, chia sẻ kiến thức và tạo khả năng hành động cho các nhóm thuộc mọi quy mô (từ 12 đến 200 người).
Phương pháp này được xây dựng trên khái niệm trí thông minh nhóm. Bằng cách tổ chức một số vòng thảo luận nơi mọi người được mời thảo luận về một chủ đề cùng quan tâm trong các nhóm nhỏ, kỹ thuật này cho phép tập hợp các ý tưởng riêng lẻ thành một thông điệp toàn diện.
Cách thức thực hiện World Cafe
World Café có thể được chỉnh sửa để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau. Cụ thể về bối cảnh, số lượng, mục đích, địa điểm và các trường hợp khác nhau. Do vậy cách thiết kế, lời mời, câu hỏi… của mỗi sự kiện sẽ khác nhau nhưng mô hình cơ bản bao gồm 5 bước:
- Sắp đặt: Tạo môi trường “đặc biệt”, thường được mô phỏng theo quán cà phê, nơi mọi người cảm thấy được mời đóng góp, tức là những chiếc bàn tròn nhỏ được phủ khăn trải bàn, nhiều giấy hoặc khăn trải bàn bằng giấy lật, bút màu. Nên có 3-6 ghế ở mỗi bàn. Kích thước nhóm nhỏ là rất cần thiết.
- Chào mừng và Giới thiệu: Người chủ tọa bắt đầu bằng một lời chào mừng và giới thiệu về quy trình World Café, bối cảnh, giải thích nghi thức của quán cà phê và giúp người tham gia cảm thấy thoải mái.
- Vòng thảo luận theo nhóm nhỏ: Quá trình bắt đầu, những người trong bàn thảo luận 20 phút về chủ đề hoặc câu hỏi được đặt sẵn trên bàn. Hết 20 phút, mỗi thành viên của nhóm di chuyển đến một bàn mới khác nhau. Chỉ có chủ bàn ở lại để chào đón nhóm tiếp theo, chia sẻ với nhóm về nội dung thảo luận ở vòng trước và điền lên giấy, sử dụng bảng giấy lật để trực quan hóa.
- Câu hỏi/chủ đề: mỗi vòng được mở đầu bằng một câu hỏi được thiết kế cho bối cảnh cụ thể và mục đích mong muốn. Các câu hỏi tương tự có thể được sử dụng cho nhiều vòng hoặc đặt câu hỏi khác. Câu hỏi là trọng tâm của cuộc thảo luận, vì vậy hãy chắc chắn rằng nó quan trọng đối với tất cả những người tham gia.
- Thu hoạch: Sau khi các nhóm nhỏ (và/hoặc ở giữa các vòng, tùy theo), đại diện các bàn được mời chia sẻ kết quả từ các cuộc thảo luận của họ với phần còn lại của nhóm lớn. Những kết quả này được phản ánh trực quan theo nhiều cách khác nhau (bảng lật, trình chiếu…).
Khi tập hợp những kết quả của các nhóm nhỏ, nhóm có cơ hội nhìn thấy và liên kết tất cả các thông tin thu được từ góc độ rộng hơn. Các mô hình có thể được xác định và trí tuệ tập thể trở nên hữu hình, khả năng cho những hành động cụ thể có thể được xác định.
Dưới đây là một số hình ảnh World Cafe Teal Unicorn thực hiện ở một Bộ của New Zealand. Mục đích của sự kiện này là để nhìn lại những gì đã làm được sau 90 kể từ ngày lập chiến lược cho cách làm việc và quản lý mới linh hoạt trong vòng 3 tháng. Sự kiện này giúp mọi người cùng nhìn lại và thảo luận về:
- những thử nghiệm tôi (công chức của Bộ) đã tham gia hoặc nghe nói về chúng. Tôi đã học được những gì?
- thách thức gặp phải là gì?
- những cải tiến được thực hiện là gì?
- những gì đã làm tốt, việc gì chưa ổn?
- những cơ hội chúng ta có là gì?
Trong sự kiện này mọi người đã cùng nhau thảo luận về những vấn đề cần cải tiến và cùng cam kết thực hiện chúng trong 90 ngày tới, bao gồm:
- Tiếng nói của khách hàng
- Tự động hóa
- Đơn giản hóa các quy trình và thực hành
- Phát triển các phương pháp thực hành linh hoạt
- Lãnh đạo phục vụ và trao quyền
- Cộng đồng những người có cùng chuyên môn và chia sẻ phương pháp
- Giải pháp ảo hoá (và/hoặc thiết bị)
- Công cụ phù hợp
- Quy trình từ đầu đến cuối
- Wellbeing
Với những gì chúng tôi đã thu hoạch được sau một ngày, chúng tôi đã sẵn sàng cho chu kỳ làm việc 3 tháng tiếp theo.
Làm ơn trích dẫn nếu bạn muốn chia sẻ. Thank you!