Hôm qua sau Webinar Quản lý Mở: Từ lý thuyết đến thực tế tôi nhận được một câu hỏi của một trưởng đơn vị: Tôi có thể làm gì nếu trong một hệ thống lớn chưa linh hoạt, quản lý chưa MỞ?
Hôm nay tôi vừa nhận được email của một Giám đốc chi nhánh của một Ngân hàng lớn. Thật may, vị GĐ này đã giúp tôi trả lời trọn vẹn câu hỏi trên. Tôi đã xin phép để được chia sẻ với cộng đồng, hy vọng các bạn thấy hữu ích.
—
Sau khi được tham gia khóa “Huấn luyện cho các nhà lãnh đạo và quản lý linh hoạt” do Dr Cherry Vũ coaching, bắt đầu từ tháng 11/2021, có 3 nội dung chính tôi đã vận dụng vào công tác quản lý tại Chi nhánh (CN):
-
Thay đổi bản thân hướng tới gần hơn đến hình mẫu Người quản lý phục vụ:
-
Trao quyền: tin tưởng, truyền cảm hứng
-
Có tầm nhìn: nâng cao kỳ vọng 1 chút khi đưa ra mục tiêu
-
Kết nối cá nhân với các nhóm;
-
Nhiệt huyết: khởi xướng các hoạt động;
-
Hào phóng: làm việc 1 cách chăm chỉ, sẵn sàng hỗ trợ người khác.
2. Khơi thông dòng chảy công việc để nhân viên hạnh phúc hơn – khách hàng hạnh phúc hơn:
-
Giảm tải những công việc ít tạo ra giá trị như loại bỏ các báo cáo thủ công và giảm các cuộc họp, tránh đào tạo vào ngày nghỉ.
-
Thay đổi cách đo lường hiệu suất và giao chỉ tiêu: từ chỉ tiêu cá nhân sang mục tiêu chung của tổ chức.
-
Tạo động lực cho các phòng ban tại CN: Mọi người được trao quyền, khuyến khích thử những cách làm việc mới, được ghi nhận và khích lệ kịp thời.
3- Đào tạo cho đội ngũ quản lý tư duy quản lý linh hoạt nhằm cải tiến phương pháp làm việc và xây dựng văn hoá mới, hình thành nên hành vi mới trở thành thói quen làm việc mới.
Một số Phương pháp làm việc mới tôi đã triển khai hiệu quả tại CN:
(1) Khảo sát ẩn danh đến từng cán bộ để hiểu những vấn đề đang tồn tại trong tổ chức, kết quả là:
-
Giảm tối đa các loại báo cáo và những công việc ít mang lại giá trị hay làm giảm năng suất lao động (NSLĐ).
-
Tìm ra được những giải pháp khơi thông dòng chảy công việc trong nội bộ CN để tăng NSLĐ.
-
Góp ý cho Giám đốc CN: (Hãy cho tôi biết 3 điều bạn muốn tôi làm nhiều hơn và 3 điều bạn muốn tôi làm ít đi.) Sau khi nhận được kết quả khảo sát tôi đã thực hiện từng vấn đề được góp ý, giảm những điều không nên làm và làm những điều nên làm nhiều hơn.
-
Khảo sát 12 câu hỏi về mức độ hài lòng của nhân viên để hiểu về nhu cầu của nhân viên, những gì họ cần, họ muốn và hiểu mức độ gắn kết của nhân viên để tìm cách nâng cao sự hài lòng của họ với tổ chức.
(2) Thay đổi cách giao chỉ tiêu kế hoạch năm 2022:
-
Chi nhánh áp dụng nguyên tắc linh hoạt cho các phòng về quy mô, tùy các phòng có thế mạnh nào sẽ tự đăng ký chỉ tiêu nguồn vốn và dư nợ.
-
Giao kế hoạch lợi nhuận theo cách tạo tính chủ động hơn cho các phòng trong quá trình khai thác các lợi thế tiềm năng tại địa bàn quản lý thay vì cào bằng tạo áp lực cho các đơn vị.
-
Trong quá trình triển khai chỉ tiêu kinh doanh CN chia nhỏ các mục tiêu, bám sát các chỉ đạo và chương trình động lực theo từng giai đoạn. Việc này giúp theo dõi, giám sát kết quả để hỗ trợ kịp thời cho các phòng. Đồng thời điều chỉnh kịp thời nếu mục tiêu ko còn phù hợp.
(3) Thay đổi cách khen thưởng tạo động lực tại CN:
Từ việc khen thưởng cho cá nhân chuyển sang khen thưởng cho từng Team/ phòng. Điều này tạo sự kết nối giữa các bộ phận phòng ban, nâng cao khả năng làm việc nhóm và tất cả vì mục tiêu chung.
(4) Mời Dr Cherry Vũ đào tạo về “Quản lý linh hoạt” và “Huấn luyện Nhân viên linh hoạt” cho đội ngũ quản lý tại CN.
(5) Thành lập các Team linh hoạt nhằm cải thiện và thúc đẩy công tác bán hàng, tăng NSLĐ. Để các team hoạt động hiệu quả chúng tôi đo lường kỹ năng Shu-Ha-Ri để biết những kỹ năng cần thiết của một team và biết từng người đang ở level nào. Bên cạnh đó:
-
Họp stand up meeting 15’ đầu ngày. Cách họp này rất phù hợp cho Team dưới 10 người và mỗi thành viên chỉ trả lời 3 câu hỏi:
-
Hôm qua bạn đã hoàn thành việc gì?
-
Hôm nay bạn sẽ hoàn thành việc gì?
-
Bạn có cần hỗ trợ gì ko?
Cuộc họp đứng này giúp nâng cao tính chủ động của nhân viên. Họ tự đề xuất kế hoạch làm việc và chủ động triển khai để đạt mục tiêu. Bên cạnh đó cũng giúp cho các thành viên trong team hỗ trợ, chia sẻ công việc cho nhau.
Khi thực hiện cuộc họp này các nhà quản lý không cần nhân viên báo cáo cũng có thể nắm bắt được kết quả cũng như kế hoạch thực hiện của từng nhân viên để động viên, khích lệ hoặc hỗ trợ kịp thời nếu cần. Tuy nhân viên không bị áp lực nhiều từ quản lý nhưng áp lực đồng đội làm cho nhân viên cảm thấy tự nguyện và muốn làm tốt hơn.
-
Hiển thị hóa công việc bằng KANBAN để đảm bảo dòng chảy công việc và dòng chảy thông tin được minh bạch, tăng sự tập trung và phối hợp hoàn thành công việc tốt hơn.
-
Họp lean Coffee: Cách họp này rất hiệu quả trong việc động não. Chúng tôi đã thường xuyên áp dụng để tìm ra giải pháp tối ưu cải tiến công việc hiệu quả hơn.
Nhưng khó khăn mà chúng tôi gặp phải:
1. Về nội tại CN: Văn hóa tốt đẹp không thể thay đổi nhanh trong một ngày. Chúng tôi đã phải rất kiên trì để thay đổi từng chút một lề lối làm việc tại tửng đơn vị nhỏ và toàn chi nhánh. Để làm được điều này cần sự kiên nhẫn với mọi người để tìm kiếm sự đồng thuận và cùng làm theo tư duy mới.
2. Về mặt hệ thống: Một số phương pháp được Dr Cherry Vũ hướng dẫn chúng tôi chưa thể triển khai do các quy định, quy trình của hệ thống chưa thể thay đổi ngay. Ví dụ như hệ thống vẫn còn một số báo cáo không có giá trị (đánh giá 5S và ISO) vẫn phải làm thủ công theo yêu cầu của cơ quan cấp trên hay việc giao chỉ tiêu KPI vẫn làm theo cách truyền thống: Bổ theo chiều dọc từ trên xuống.
Chúng tôi chỉ có thể vận dụng linh hoạt trong phạm vi của chi nhánh, cần phải có thời gian cho hệ thống cải tiến dần dần.
(Trên thực tế các hệ thống lớn luôn luôn tồn tại những vấn đề, chúng ta không thể cứ chờ cho đến khi hệ thống hoàn hảo mới bắt đầu thay đổi. Nếu bắt đầu từ nơi bạn đang đứng, cải thiện cách quản lý và làm việc, bạn vẫn có thể tạo ra kết quả tốt hơn– Dr Cherry Vũ)
Kết quả sau 6 tháng triển khai áp dụng Phương pháp làm việc mới, tư duy Mở và Linh hoạt:
-
Năng suất lao động tại CN được cải thiện rất nhiều:
-
Từ một CN luôn trong top cuối của Khu vực về năng suất lao động những năm trước đây, đến 30/06/2022 CN chúng tôi đã vươn lên đứng Top 10 trong Top 40 CN dẫn đầu về NSLĐ cao toàn hệ thống và được khen thưởng;
-
Chất lượng nhân sự được cải thiện, đặc biệt đội ngũ lãnh đạo chủ chốt tại CN đã được sắp xếp bố trí lại một cách tinh gọn và hiệu quả hơn.
2- Văn hoá tốt hơn, mọi người sáng tạo và linh hoạt hơn
Nhiều chương trình/ cuộc thi được khởi sướng tại CN tạo sự gắn kết:
-
Cuộc thi “Thử tài lãnh đạo của bạn” nhận được rất nhiều các đề xuất có thể áp dụng ngay vào thực tiễn hoạt động của CN.
-
Cuộc thi viết “Nhật ký ngày làm việc” cũng được khởi sướng từ một ý tưởng trong cuộc thi trên với mong muốn các bộ phận nhiệp vụ phòng ban trong CN có thể hiểu hơn công việc của nhau, chia sẻ và gắn kết với nhau hơn.
-
Team nghiên cứu phát triển các ứng dụng tự động hóa đã được thành lập nhằm hỗ trợ công tác nghiệp vụ tại CN. Đây là một Team tự quản linh hoạt, các thành viên tham gia một cách tự nguyện. Ban Giám đốc hỗ trợ nguồn lực và định kỳ tổ chức “Ngày hội ý tưởng” để ghi nhận và vinh danh các cá nhân có nhiều đóng góp kịp thời.
Đây là những bài học tôi rút ra được, với tư cách là người đứng đầu:
-
Bạn cần tin tưởng trao quyền cho cấp dưới nhiều hơn
-
Hãy để những người làm việc tự thiết kế công việc của họ
-
Công khai minh bạch những vấn đề của tổ chức để mọi người cùng hiểu, tham gia chia sẻ các giải pháp.
-
Tử tế với con người, họ sẽ làm hết sức vì tổ chức và vì bạn.
Hãy dũng cảm thử những cách làm việc và quản lý mới, bạn sẽ bất ngờ với kết quả.
—-
Nếu bạn muốn làm được như họ, hãy cmt hoặc inbox, tôi có thể giúp bạn.
Ps. Giờ thì tui đi chơi đây, anh kia đang chờ.