Hai năm trước tôi viết bài này. Hai CEO trong câu chuyện này giờ đã làm chủ những tư duy và các phương pháp làm việc mới. Doanh nghiệp của họ đã trở lên linh hoạt, hạnh phúc hơn và thịnh vượng hơn nhiều.
Chúng ta thường nghe nói: Đỉnh cao của mọi thứ là sự đơn giản hay làm phức tạp hóa mọi chuyện dễ hơn việc đơn giản hóa nó rất nhiều.
Khi làm việc với các doanh nghiệp, kể cả những doanh nghiệp siêu nhỏ tôi thường hết lần này đến lần khác bị bất ngờ bởi khả năng làm phức tạp hoá vấn đề của mọi người.
Câu chuyện thứ nhất: Một CEO của một công ty, có một farm trồng rau hữu cơ chuyên bán sỉ cho các siêu thị. Một ngày họ muốn phát triển thương hiệu riêng bèn mở một cửa hàng bán lẻ để tiêu thụ sản phẩm của mình.
* CEO: Em đã mời 1 chuyên gia giỏi hàng đầu về phát triển thương hiệu cộng tác.
* Hỏi: Quy mô của em hiện nay như thế nào?
* Em có 01 cửa hàng và 06 nhân viên (trong đó có 01 quản lý). Tình trạng: Nhân viên thụ động, làm việc không hiệu quả, không có trách nhiệm và không gắn bó với công ty.
Xem xét những gì họ đang xây dựng trong hệ thống khiến tôi nghĩ đến một tổ chức truyền thống với hàng ngàn nhân viên, quy trình vô cùng rối rắm và cồng kềnh. Từ bảng phân công công việc chi tiết hàng ngày, quy trình giải quyết khiếu nại đến biên bản cuộc họp khiến tôi đủ xây xẩm mặt mày.
Ví dụ: Một cuộc họp trong 01 giờ nhưng có đến gần 50 đề mục được đưa ra giải quyết. Nội dung từ phân công công việc đến tổ chức nhân sự, đến chính sách chăm sóc khách hàng, chính sách thưởng phạt, báo cáo, định hướng kinh doanh…
* Tôi: Em thử nghĩ cho chị việc này nhé. Cửa hàng của em hiện nay so với một tiệm tạp hoá trước cửa nhà của ai đó có gì khác nhau? Nếu bà chủ tiệm tạp hoá bán đắt hàng, một mình bà ý phục vụ không xuể bả sẽ cần thêm vài nhân viên giúp mình: Sắp xếp hàng hoá, bán hàng, kiểm soát số lượng, nhận hàng, giao hàng… rồi cuối ngày tổng kết bán được nhiêu tiền. Chủ tiệm tạp hoá ấy sẽ cần bao nhiêu quy trình để hoạt động một cách trơn tru?
* CEO: Nhưng em muốn quảng bá và phát triển thương hiệu.
* Tôi: Bà bán tạp hoá sẽ quảng bá thương hiệu bằng cách nào? Bả sẽ phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, niềm nở tươi cười, chu đáo với họ, bán hàng chất lượng cao… Bắt đầu từ những người sống trong địa bàn đó. Nếu có uy tín, những khách hàng của bả sẽ là người marketing miễn phí cho bả. Họ sẽ giới thiệu bạn bè, người quen, hàng xóm đến mua hàng… Đó là cách đơn giản, rẻ tiền mà hiệu quả nhất.
Phát triển thương hiệu không thể bằng cách lên những kế hoạch, chiến lược hoành tráng mà chính là đi từng bước một vững chắc như thế. Hãy nhận thức một cách rõ ràng rằng: Tôi đang có một cái cửa hàng nhỏ, tôi cần có lãi hàng ngày và làm mọi cách để phục vụ lượng khách hàng nhỏ của tôi một cách tốt nhất. Nếu tôi làm tốt được ngày hôm nay, trong tương lai tôi có thể mở thêm một vài hay nhiều cửa hàng khác nữa.
Tôi may mắn đã thuyết phục được cô ấy, bỏ những kế hoạch đao to búa lớn không thực tế, làm những điều thiết thực, đơn giản, ít tốn kém như:
* Stand up meeting 15′ hàng ngày để chia sẻ thông tin, làm cho mọi thông tin được thông suốt.
* Lập bản kanban để hiển thị công việc để ai cũng nhìn thấy việc của nhau và dòng chảy công việc như thế nào
Sau 4 ngày CEO ấy đã gửi cho tôi kết quả: Doanh số gấp 3 lần, nhân viên vui vẻ hơn, tinh thần thái độ làm việc tốt hơn nhiều.
Tất nhiên, để hiệu suất tiếp tục cao và bền vững, còn rất nhiều việc phải làm. Việc khó nhất là thay đổi mindset lãnh đạo, tháo dỡ những thứ cồng kềnh đã xây và tập đơn giản hoá mọi việc.
—-
Câu chuyện thứ hai. Một chủ tiệm cafe, người có chiến lược kinh doanh chuỗi. Dự kiến mở hàng trăm quán cafe sau đó sang nhượng quyền. Tuy nhiên covid xảy ra làm đổ bể kế hoạch của họ.
Khi tìm đến với Cherry vị CEO này đang còn 1 quán cafe duy nhất, có 7 nhân viên (trong đó có 2 người quản lý), ngoài ra có 2 người làm việc trong văn phòng: đặt thực phẩm, quản lý thực phẩm, lên menu hàng tuần, xây dựng chiến lược kinh doanh.
Nhân viên mỗi người làm chuyên một việc: Người pha chế chỉ pha chế, người nấu ăn chỉ nấu ăn, người phục vụ chỉ phục vụ. Hệ thống KPI rất cồng kềnh, vô lý khiến nhân viên rất không happy. Quán đang trong tình trạng thua lỗ nặng. Tôi hỏi bạn:
– Vì sao em cần nhiều quản lý như vậy? Tại sao cần có 2 người làm văn phòng?
– Em xây dựng quy trình chuẩn để sau này áp dụng cho toàn bộ hệ thống.
– Ok, nhưng hiện nay em chỉ có một quán. Có cần phải duy trì một hệ thống cồng kềnh thế không?
– Nhưng mà…
– Em hãy thử nghĩ như thế này nhé: Một quán trà đá ở cổng trường đại học, bán trà, cafe, thuốc lá và đủ thứ linh tinh giống quán cafe của em.
Trong những ngày đông khách bả sẽ nhờ chồng, con hoặc thuê người để đỡ việc cho bả. Người giúp việc sẽ làm mọi thứ pha trà, pha cafe, bưng bê, nấu nướng, tính tiền…. Bả cần bao nhiêu người quản lý? Em có nghĩ cách em đang làm tốn kém, lãng phí mà không hiệu quả không?
Trong khoá coaching cho các nhà quản lý linh hoạt, tôi đã đưa ra một thách thức cho bạn ý: Trong vòng 3 tháng em cần biến từ lỗ nặng sang lãi. Hãy giải quyết những việc này:
– Bỏ hệ thống KPI, trả nguyên lương. – Khuyến khích mọi người học tất cả các kỹ năng, bỏ cấp bậc quản lý
– 2 người làm văn phòng trở thành nhân viên làm trong quán
– Cho thuê lại không gian thừa, giảm tối đa chi phí không cần thiết và tìm mọi cách để tăng doanh thu.
May mắn thay bạn đã rất cởi mở và học cực nhanh. Sau 2 tháng bạn làm được những việc này:
* Minh bạch tài chính với nhân viên để họ biết tình trạng của công ty
* Stand up meeting hàng ngày, thông suốt được dòng chảy thông tin
* Mọi người cùng sở hữu vấn đề, cùng bàn bạc và đưa ra giải pháp
* Mọi nhân viên có thể làm được tất cả mọi việc trong quán. Ai cũng có thể thay thế vị trí của ai.
* Trước đây mỗi lần nhân viên pha chế, nấu nướng sai bị phạt tiền nên họ gian dối, giấu lỗi. Giờ mọi người chủ động nói về lỗi sai của mình.
* Nhân viên trở thành đội tự quản lý. Họ vui vẻ, hạnh phúc, làm việc có trách nhiệm, đoàn kết. Đặc biệt họ giỏi lên, tự tin hơn, mặc dù thu nhập chưa tăng.
* Số lượng nhân viên giảm nhưng doanh số tăng lên 30%.
* Mở thêm dịch vụ mới (đưa cơm văn phòng), hiện đang phát triển rất tốt.
—-
Từ 2 câu chuyện trên bạn có thể rút ra điều gì? Liệu bạn có đang làm cho doanh nghiệp của mình cồng kềnh, đang quản lý quá so với mức cần thiết không?
Cuối cùng, tôi xin mượn lời của Henry David: “that government is best which governs least” (“Chính phủ tốt nhất là chính phủ quản lý ít nhất”).
Làm ơn trích dẫn nguồn nếu bạn muốn chia sẻ. Thank you!