Lean Coffee là hình thức họp dân chủ và rất hiệu quả. Đây là một cuộc họp có cấu trúc, nhưng không có chương trình nghị sự. Những người tham gia tập hợp, xây dựng chương trình nghị sự và bắt đầu thảo luận. Cuộc thảo luận được định hướng và có hiệu quả vì chương trình nghị sự cho cuộc họp đã được tạo ra một cách dân chủ.
Cách tổ chức Lean Coffee khá đơn giản: nghĩa là nó có cấu trúc cần thiết tối thiểu cho một cuộc họp mạch lạc và hiệu quả. Không nhiều không ít.
Các bước thực hiện:
1. Thiết lập Kanban cho Lean Coffee bao gồm các mục:
– Vấn đề cần thảo luận (To discuss)
– Vấn đề đang thảo luận (D
iscussing)
– Xong (Done)
2. Viết các chủ đề
Mỗi người có 1 cây bút, một vài sticky notes. Sau đó, mỗi người viết các chủ đề mình muốn thảo luận vào cột To discuss (bất cứ điều gì mọi người muốn thảo luận hoặc theo một chủ đề). Chúng ta khuyến khích nhiều ý tưởng độc đáo nhất có thể.
Khi các ý tưởng đủ nhiều, mỗi người sẽ nói về chủ đề mình muốn thảo luận từ 1, 2 câu để mọi người cùng hiểu và bỏ phiếu cho mình.
3. Bỏ phiếu
Mỗi người tham gia được hai phiếu (đánh dấu vào chủ đề mình thích), có thể bỏ phiếu hai lần cho cùng một chủ đề hoặc cho hai chủ đề khác nhau. Sau đó đếm các dấu chấm, chủ đề nào được lựa chọn nhiều nhất sẽ được thảo luận đầu tiên, sau đó lần lượt thảo luận các chủ đề khác theo thứ tự đã được ưu tiên.
Thông thường các cuộc họp theo cách truyền thống, chương trình nghị sự được đưa ra, có thể là những chủ đề mà mọi người không quan tâm nên họ không tham gia thảo luận, đa phần chỉ có sếp nói, những người khác nghe. Sức mạnh của Lean Coffee là chúng ta có một danh sách các chủ đề mà mọi người trong cuộc họp quan tâm và có động lực để thảo luận thực sự.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi thì đây là các tổ chức cuộc họp dân chủ và hiệu quả nhất. Mọi người mang đến nhiều ý tưởng sáng tạo, ý kiến của mọi người đều được lắng nghe, được tôn trọng. Một điều rất quan trọng là trong khi thực hiện Lean Coffee sự bình đẳng được thể hiện rất rõ. Nhân viên cũng như quản lý, lãnh đạo, được đưa ra chủ đề mình quan tâm và khi bỏ phiếu để lựa chọn thì mọi phiếu đều có giá trị như nhau.
Dưới đây là trải nghiệm của một team:
Nguyễn Hồng Nhung Khoe chị buổi Lean Coffee đầu tiên nhà e chơi thử
Thay vì mỗi tuần có mình em phải ngồi suy nghĩ nên họp gì, nói thế nào, chơi làm sao để có bài học; thì giờ đã có các bạn dẫn dắt cuộc họp. Quan trọng là hiệu quả tích cực lắm ạ.
E thấy cái hay của Lean coffee là các khoảng dừng. Giúp người chủ trì cuộc họp k sa đà vào 1 chủ đề/nội dung; Để ý cảm nhận của những ng tham gia.
Các bạn tham gia thì chủ động hơn vì biết thời gian có hạn.
Và tích cực Đóng góp ý kiến chủ đề của bạn khác, nếu không, tới chủ đề của mình sẽ k ai góp ý ngược lại
Cuối buổi họp, các bạn còn nói vs nhau tuần sau sẽ rủ đồng đội nhà mình tham gia họp để được nhiều tick hơn, sẽ chuẩn bị nội dung trước để tiết kiệm thời gian hơn!
Cảm ơn chị Cherry & anh Rob đã chia sẻ cách họp mới này❤️