“Làm ít hơn để hoàn thành nhiều việc hơn”

Khi chúng tôi nói: “Làm ít hơn để hoàn thành nhiều việc hơn”, mọi người thường thấy khó hiểu và vô lý. Nhưng đây là một trong những nguyên tắc quan trọng của quản lý linh hoạt. Tôi sẽ giải thích dưới đây:

Hệ thống làm việc cần có khoảng chùng (slack) trên toàn hệ thống để hoạt động một cách tối ưu.

Sử dụng khoảng chùng như thế nào?

Thông lượng mới là quan trọng (throughput- là tốc độ sản xuất hoặc tốc độ mà một cái gì đó có thể được xử lý (thông lượng = sản lượng/thời lượng). Thông lượng là thước đo để so sánh hiệu quả của một quy trình hoặc hoạt động, ví dụ: số lượng các sản phẩm được hoàn thành mỗi tháng) chứ không phải cách thực hiện. Thông lượng tối đa ít hơn 100% sức lực của con người và mọi nguồn lực (thường chiếm khoảng 80%). Nếu tỷ lệ cao hơn bạn phải sắp xếp công việc chồng chéo nhau, nghĩa là tăng thời gian chờ đợi. Điều này là do:

  •  Công việc là biến số. Cần phải có khoảng chùng để xử lý các biến số đó, nếu không việc sẽ bị chất đống và thời gian hoàn thành chậm hơn. Trong các hệ thống có nhiều biến số, khoảng chùng là môt việc tốt để làm thông suốt dòng chảy.
  • Không thể đoán trước điều gì xảy ra bởi vậy chúng ta cần một năng lực dôi dư để đối phó với những bất ngờ.

Điều tồi tệ nhất mà nhà quản lý có thể làm là cố gắng tận dụng tối đa 100% khả năng của con người hoặc thiết bị. Trên thực tế, thậm chí còn tệ hơn là: Buộc mọi người làm quá 100% khả năng, sử dụng cả thời gian ngoài giờ và thời gian của cá nhân. Điều này cần coi là một ngoại lệ, và chỉ khi nào tất cả mọi người mong muốn tham gia, sẵn sàng làm hết sức để có được một kết quả thật gấp, nhưng không bao giờ nên coi là cách làm chuẩn mực.

Ý tưởng “khoảng chùng” trong hệ thống trên thực tế không dễ thực hiện. Để làm được, người quản lý cần hiểu rất rõ nguyên tắc này. “Mài tuốc nơ vít” là một câu chuyện mà chúng tôi nghe được từ một khách hàng. Một nhóm công nhân ở một nhà máy đang ngồi nghỉ ngơi giữa ca, thoáng thấy bóng người quản lý từ xa đang đi đến gần, mỗi người nhanh chóng cầm một tuốc nơ vít và bắt đầu mài.

Khi người quản lý quan tâm đến việc mọi người cần phải luôn bận rộn, cấp dưới sẽ bằng cách này hay cách để trông có vẻ bận rộn. Đây không phải là một nền văn hoá lành mạnh mà chúng ta mong đợi ở bất kỳ một doanh nghiệp hay tổ chức nào.

Sự tự do để cải tiến

Cải tiến công việc quan trọng hơn là làm việc, nếu không cải tiến sẽ không có gì thay đổi.

Thay đổi chỉ xảy ra khi hệ thống có đủ khoảng trống để phát minh, để đổi mới, để xây dựng những cách thức mới, để kiểm tra và thực hiện chúng, để cải tiến chúng.

Một trong những nguyên tắc dựa vào kinh nghiệm (Rule of Thumb) là dành khoảng 80% khối lượng công việc cho việc tạo ra sản phẩn mới (có thể bạn đã nghe được ở đâu đó?), và dành phần còn lại cho các cải tiến, trả nợ hệ thống và văn hóa, làm các công việc “bếp núc” và sửa chữa vặt. Những lợi ích của việc dành khoảng chùng như:

  • không gian để ưu tiên cải tiến (điều này rất rõ ràng).
  • xử lý những biến động bất ngờ trong dòng chảy công việc.
  • đối phó với những trường hợp khẩn cấp.
  • nhà quản lý truyền thống chỉ muốn chi tiền cho các sản phẩm mới nhưng với quy tắc này, việc chi tiền dành cho những việc còn lại (sửa chữa, cải tiến…) cũng được chú trọng.

Khoảng chùng quản lý

Khoảng chùng cũng cần áp dụng vào quản lý. Nếu chúng ta trao quyền cho mọi người, chúng ta cần giao cho họ quyền ra quyết định. Điều này giải phóng rất nhiều thời gian cho những công việc có giá trị cao hơn và thời gian để suy nghĩ về cách cải tiến công việc. Một chỉ số đơn giản mà chúng tôi dùng để xem xét độ linh hoạt của một người quản lý là: lịch làm việc của họ có bận không, hẹn gặp họ có khó không. Chúng tôi chỉ đùa một phần khi nói rằng những nhà quản lý tốt đi chơi golf hoặc bất kể hình thức thư giãn nào họ thích chứ không vùi mình trong công việc.

Làm ơn trích dẫn nguồn nếu bạn muốn chia sẻ, thank you!

#Rob_England #Cherry_Vu #Agile_Enterprise #Quan_ly_linh_hoat, #Doanh_nghiep_linh_hoat #Agile_managers, #các_nhà_quản_lý_linh_hoạt #agile_management #Teal_Unicorn

Ps/ Ảnh CEO của Two Hills đang sử dụng “khoảng chùng quản lý”. Hãy như cô ấy