Cải tiến liên tục như thế nào?

Reading Time: 5 minutes

Khi tư vấn cho các tổ chức và các doanh nghiệp, chúng tôi thường “bị” khách hàng hỏi:

  • “Cần phải mất bao lâu để hoàn thành việc chuyển đổi tổ chức của chúng tôi?”
  • Trả lời: Đó là một quá trình cải tiến liên tục nên sẽ không có điểm kết thúc.
  • Khách hàng: Nhưng chúng tôi rất bận, chúng tôi có rất nhiều việc phải làm, không thể chỉ tập trung vào việc cải thiện hiệu suất.
  • Comment: Nếu bạn không cải tiến cách làm việc để tăng hiệu suất làm việc bạn sẽ luôn luôn bận. Liên tục cải tiến là một trong những nguyên tắc vô cùng quan trọng của Quản lý linh hoạt.

Cần coi cải tiến việc phải làm hàng ngày, liên tục, không có điểm dừng. Chỉ có như vậy chúng ta mới ngày càng tiến bộ, ngày càng phát triển. Albert Einstein chẳng đã nói: Định nghĩa sự điên rồ là làm đi làm lại một việc theo một cách giống nhau nhưng lại mong đợi những kết quả khác đó sao.

Để tạo ra được một nền văn hoá cải tiến liên tục tổ chức cần có kỷ luật làm việc và có sự luyện tập. Jonny Schneider cho rằng: Làm ra một sản phẩm rất giống như một nhiệm vụ chiến đấu. Một nhóm những người có kỹ năng hoạt động trong điều kiện không rõ ràng cao; một người chỉ huy đặt ra kết quả cụ thể với một số nguyên tắc hướng dẫn, nhưng chúng ta dự kiến những điều bất ngờ; và chúng ta đã được đào tạo để có hành động tốt nhất, phản ứng với thông tin mới theo tình hình diễn ra.

Trong các hoạt động quân sự, điều này được gọi là disciplined initiative (rèn luyện kỷ luật) và các binh sĩ được huấn luyện để có thể thực hiện các động tác chiến đấu. Trong Improvement Kata (Cải tiến Kata) của Mike Rother, điều này được gọi là deliberate practice (thực hành có chủ ý), và đó là cách chúng ta luyện tập cách chuyển động theo tư duy khoa học. Đây là cách các nhóm sản phẩm có thể thực hiện phù hợp với mục đích, khám phá sự không chắc chắn và học cách để đạt được kết quả mong muốn.

Vậy Cải tiến Kata là gì?

Cải tiến bốn bước Kata (Improvement Kata) là một mô hình đơn giản để huấn luyện biến nó thành một phần của văn hóa tổ chức, thành cách chúng ta làm mọi thứ xung quanh đây. Chúng ta muốn mô hình này được áp dụng một cách linh hoạt mỗi khi mọi người trong tổ chức nghĩ về cách cải tiến bất kỳ điều gì.

Mỗi một kata là một mô hình và bài tập lặp đi lặp lại cho đến khi mọi người thành thạo nó như một phản xạ tự nhiên. Đây là một ví dụ cụ thể về một chu trình cải tiến có nguồn gốc từ Toyota (xem hình).

Hãy nghĩ về mọi sự thay đổi theo cách này:

  1.  Bạn muốn tới đâu?
  2. Bây giờ bạn đang ở đâu?
  3. Mục tiêu SMART của bạn là gì? (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Có liên quan, Thời gian)
  4.  Những bước chúng ta có thể thực hiện là gì?

Để tiến hành thay đổi bạn cần: (1). lập kế hoạch (2) thực hiện (3) kiểm tra (4) điều chỉnh theo mục tiêu.

Lặp lại bước 4 ở trên cho đến khi chúng ta đạt được mục tiêu. Sau đó lặp lại toàn bộ chu trình. Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng cần phải được lặp đi lặp lại cho đến khi trở thành một thói quen, đến khi chúng ta có thể làm mà không cần suy nghĩ.

Chúng tôi đặt ra tầm nhìn khát vọng, là một phần của Cải tiến Kata. Người ta thường dùng ngôn ngữ của các ngôi sao điều hướng, các điểm tham chiếu cho các thủy thủ khi điều hướng. Như đã nói, tại Teal Unicorn chúng tôi sử dụng thuật ngữ matariki cho các mục tiêu điều hướng.

Như người lái thuyền trên biển, chúng tôi thường huấn luyện khách hàng đo lường sự tiến bộ từ vị trí đang đứng so với điểm xuất phát chứ không phải so với các ngôi sao phía trước. Nếu bạn đo lường bản thân với các ngôi sao, với một mô hình lý tưởng, bạn sẽ luôn thất vọng. Nếu bạn đo được mình đã đi được bao xa, bạn sẽ luôn thấy một sự tiến bộ.

Nếu bạn không tiến về phía trước nghĩa là bạn có một vấn đề lớn hơn nhiều so với việc đo lường tiến độ.

Chúc các bạn luôn tiến về phía trước và hạnh phúc với sự tiến bộ của mình.

Làm ơn trích dẫn nguồn nếu bạn muốn chia sẻ. Thank you!

#Rob_England #Cherry_Vu #Agile_Enterprise #Quan_ly_linh_hoat, #Doanh_nghiep_linh_hoat #Agile_managers, #các_nhà_quản_lý_linh_hoạt #agile_management #Teal_Unicorn

Image may contain: possible text that says 'Cherry Vu @drcherryvu 21 Nov 2018 was asked: Pls let us know how long it will take long take to finish transforming our organisation. Me: It's a continous improvement process so there is no ending. "But "But we are very busy, we have so many things to do, not just focusing on improving our performance". Me: 10 71 213 ili'